Pokyny pro projekty GAUK 2024

ENGLISH INSTRUCTION BELOW

Interní pokyny pro podávání nových projektů GAUK 2024

Nové přihlášky projektů pro rok 2024 - Fakultní termín pro podání nových přihlášek ve webové aplikaci je 3.11.2023. Termín je platný do půlnoci určeného dne.

Kontaktní osoba: Bc. Romana Hogenová (linka 1164, romana.hogenova@natur.cuni.cz)

Další termíny:
Pokračování projektů (dílčí zprávy): 19.1.2024
Závěrečné zprávy: 5.4.2024

Přihlášky se vyplňují výhradně v elektronické podobě na adrese:
https://is.cuni.cz/webapps/?lang=cs

V případě technického problému s aplikací GAUK využijte Poradnu – odpověď obdržíte zpravidla do druhého dne.
POZOR – v případě otevření aplikace a Vaší nečinnosti v ní se aplikace automaticky po 2 hod. uzavře. Neuložené texty budou ztraceny!!!

PODMÍNKY

Přihlášky mohou podávat pouze studenti ve standardní době studia. Aplikace 

kontroluje, zda student nepřekročil v době podání přihlášky standardní dobu studia.

Projekty možno navrhnout na 1 - 3 roky, záleží na uvážení řešitele.

Přihlášku nového projektu může podat student zapsaný na univerzitě a studující v doktorském studijním programu, anebo v magisterském studijním programu. Student, který má přerušeno studium, nemůže podat přihlášku. ….(přečtěte si „Grantový řád“).

Žadatel-student v doktorském studijním programu, jak prezenční formy studia, tak kombinované formy studia, může v rámci položky „finanční požadavky“ požadovat stipendium.

Členem navrhovaného řešitelského týmu je vždy školitel žadatele, nebo, nestuduje-li žadatel v doktorském studijním programu - jiný akademický pracovník, kterým, má-li žadatel zadánu diplomovou práci, je zpravidla vedoucí této práce. Tomuto akademickému pracovníkovi (školiteli, vedoucímu diplomové práce) je možno v projektu navrhnout mzdu dle finančních limitů.

Lze se účastnit souběžně pouze na 1 projektu GAUK  jako hlavní řešitel a max. 2 jako člen řešitelského týmu.

Tj. pokud máte v současné době probíhající (nikoliv letos končící) projekt GAUK, nemůžete žádat o další. Můžete „pouze“ být napsáni na dalších 2 projektech jako členové týmu.

Pro školitele – externistu vždy navrhujte DPP nebo DPČ. Školitel, který je zaměstnanec Univerzity Karlovy (jakékoliv fakulty), musí mít navrženu mzdu (osobní náklady). Totéž platí pro případné členy řeš. týmu. Pokud již nejsou studenty a nejsou ani zaměstnanci UK je nutno navrhnout DPP v opačném případě mzdu.

Výše finančních prostředků, kterou lze přidělit projektu, činí nejvýše 300.000 Kč ročně.

Rozpočet projektu plánujete vždy na 1 kalendářní rok. Požadavky na další roky uvádíte v dílčích zprávách.

Členění rozpočtu:

• pojistné je započítáno rovnou do mzdy (upozorňuji, že je třeba u mzdy zohlednit, že z ní budou počítány zákonné odvody 35, 8%)
• ostatní neinvestiční náklady (materiál, konferenční poplatky apod.)
• pobytové náklady (pouze pro řešitele a členy řešitelského týmu –  pro školitele a akademiky pouze ve zcela výjimečných případech - nutno zdůvodnit v žádosti o projekt)
• režie (vypočítá sama aplikace ve výši 15%)
• mzdy a stipendia 
• stanovení minimálně 75% podílu prostředků na stipendia z celkových osobních nákladů (původně 60%) – aplikace tento poměr kontroluje

Ve struktuře finančních prostředků je nutné uvést zdůvodnění pro jednotlivé položky rozpočtu.
U položky pobytové náklady nutno uvést jaké (kdy a kde, alespoň zhruba) konané konference se hodláte zúčastnit.

Po vyplnění přihlášky si přihlášku zkontrolujte tlačítkem Zkontrolovat.
Objeví se Vám případně, co je nutné ještě doplnit. Pokud se objeví text:
Přihlášku grantového projektu je možné podat.

Můžete přihlášku ve stanoveném termínu tzv. Podat. Po tomto podání nemůžete v grantové přihlášce již nic měnit. V případě nutnosti Vám může odd. projektového řízení (romana.hogenova@natur.cuni.cz) přihlášku ještě vrátit k přepracování v daném termínu.

Kontrolujte prosím i po fakultním termínu svůj e-mail (zadávejte v aplikaci prosím svou opravdu aktuálně používanou e-mailovou adresu, příp. i číslo mobilu v CV). V případě vrácení přihlášky odd. projektového řízení  se Vám na e-mailu objeví zpráva se zdůvodněním vrácení projektu. Pokud se nahlásíte do aplikace a přihlášku můžete opravovat, byla Vám vrácena k opravě. Co nejdříve opravte a znova podejte podle pokynů pí. Hogenové.

DŮLEŽITÉ:

- žadatel může k danému termínu pro podávání přihlášek podat nejvýše jednu přihlášku v roli hlavního řešitele. Student může být členem více řešitelských týmů nebo být uveden na více přihláškách, avšak dohromady u nejvýše tří projektů

- v předkládaném odborném životopise hlavní řešitel týmu z řad studentů zmíní především: a) účast na vysokoškolských vědeckých soutěžích; b) prezentaci vlastních výsledků na konferencích a příp. publikace; c) zapojení do řešení dílčích úkolů jiných projektů;

- přihlášku, nebo žádost o pokračování grantového projektu může podat pouze student zapsaný na univerzitě a studující v doktorském studijním programu anebo v magisterském studijním programu;

- počet studentů doktorských nebo magisterských studijních programů v řešitelském týmu je alespoň roven počtu ostatních členů řešitelského týmu;

- pokud je žadatelem pregraduální student, smlouvu bude podepisovat a finanční zodpovědnost přebírá akademický pracovník (vedoucí), student spolupodepíše;

- bakalářským studentům nelze navrhnout stipendium

- součástí řešitelského kolektivu musí být školitel hlavního řešitele; školitelem může být i student doktorského programu, pokud je zaměstnán na fakultě jako akademický pracovník, ale pouze u Mgr. žadatele. Ne u doktoranda;

- vedoucí projektu – může být i z jiného pracoviště (ústav, atd.) a k projektu se přidá pomocí čísla osoby. Pokud jej nelze vyhledat v databázi (tzn. nemá číslo osoby), je nutné jej zaevidovat v CAS (https://cas.cuni.cz) jako externího spolupracovníka. Pro získání čísla osoby je nutné kontaktovat katedru ke které student na fakultě náleží

- povinné přílohy přihlášky jsou stručný životopis hlavního řešitele a stručný životopis vedoucího, včetně seznamu nejvýše deseti nejdůležitějších publikací za posledních 5 let. Součástí životopisu vedoucího projektu pro lékařské a přírodovědné obory je celkový počet citací a h-index podle WoS. V humanitních a sociálních vědách lze uvést počty citací zjištěných u jiných databází, např. SCOPUS nebo ERIH. GR UK doporučuje uvádět zejména v životopise vedoucího identifikátory ORCID a/nebo Researcher ID.

- upozorňujeme, aby studenti pečlivě vyplňovali přihlášky projektů. Je potřeba, aby si uvědomili, že oponenti i zpravodajové hodnotí projekt pouze podle informací obsažených v projektu;

- náklady, které nelze hradit z projektů GA UK: počítačové programy, které může poskytnout fakulta, poštovné, náklady na telefon, náklady na odměny pro respondenty či na dárky pro respondenty (respondenty není možno financovat formou odměn nebo dohod (DPČ a DPP), neboť v takovém případě by tyto osoby podle pravidel MŠMT musely být vedeny jako členové řeš. kolektivu), GA UK neproplácí tvorbu webových stránek, přípravu koncertů, výstav, konferencí a sympozií.

- bez žádosti lze změnit jednotlivé položky v rozpisu přidělených finančních prostředků  za podmínky, že v daném ukazateli činí změna částky nejvýše 20.000,- Kč (netýká se však přesunů do osobních nákladů – zde je hranice 10 000,- Kč.)

- neuznatelné náklady: nově není uznatelné financování kurzů a školení (dosud bylo možné s prokázanou aktivní účastí); a školného

- neinvestiční náklady -  nejedná se o hardware nad 80.000,-; software nad 80.000,-; i v případě dílčích dokladů na tutéž věc, včetně dopravy, bankovních poplatků atd. u příslušného nákupu. Výpočetní techniku je doporučováno žádat pouze v odůvodněných případech a přiměřené výši (optimálně +- 20.000,-  - dle skutečných požadavků toho kterého vědního oboru na výpočetní techniku, včetně programů);

- možnost výběru podání přihlášky v Čj nebo Aj jazyce (editovaný text je však možno vkládat kromě českého i v anglickém nebo slovenském jazyce); je nutné dodržet výběr jazyka ve zvolené verzi přihlášky a je nutné psát text pouze jednojazyčně (tj. nelze psát text přihlášky v angličtině v české verzi přihlášky; též nelze psát text přihlášky částečně v Čj (Sj) a částečně v Aj);

- navrhovatel má možnost zaškrtnout u interdisciplinárních projektů vedlejší sekci a skupinu projektu. Projekt tím není nijak zvýhodněn – zpravodaj však zajistí oponenty z obou sekcí. Pozor též při volbě skupiny  - dochází k omylu u skupiny EK, která je v aplikaci při výběru skupiny na prvním místě;

- při zadávání přihlášky navrhovatel soutěže potvrdí, že bere na vědomí, že podmínkou splnění projektu je publikace přijatá do tisku, která obsahuje dedikaci a afiliaci projektu GA UK, a ke kterému je publikace evidována jako výstup. Bez afiliace i dedikace nelze považovat výstup za výsledek projektu (viz Smlouva a Zásady činnosti). Publikaci (či potvrzení o přijetí do tisku) musí řešitel připojit k závěrečné zprávě projektu;

- vyjádření etické komise či Formulář projektu pokusu (pouze, pokud jsou součástí projektu klinické zkoušky / práce se zvířaty.) Souhlas Etické komise se přikládá k přihlášce projektu. Pro několik projektů podaných jedním pracovištěm je přípustné jedno schválení Etickou komisí, avšak kopie tohoto souhlasu musí být součástí každé grantové přihlášky.

- při podání projektu: žadatel vyplňuje i předpokládané globální požadavky na další uvažovaný rok či roky řešení svého projektu; (meziroční doporučená změna nepřesahuje 10 % - kontroluje aplikace); Pokud se výhled výrazně nemění od požadavků v prvním roce, není nutné psát v textové části struktury finančních prostředků finanční rozpis na další rok/y řešení. Komentuje se pouze aktuální rok;

Formulář projektu pokusu (PP) se přikládá až k přijatému projektu. Schválené žádosti PP budou řešitelé zasílat na vědecké oddělení fakulty, kde budou dokumenty evidovány

POZOR! JE NUTNÁ NEJEN AFILIACE PROJEKTU, ALE I DEDIKACE !!!

-jakýkoli výstup může obsahovat poděkování více grantům. Nemělo by se ale stát, že dva projekty GA UK budou mít jediný a to společný publikační výstup. Řešitel nemusí být prvním autorem;

Bc. Romana Hogenová
odd. projektového řízení
romana.hogenova@natur.cuni.cz
tel.: 221951164

--------------------

New proposals of projects starting in 2024 – internal deadline of the Faculty of Science for submission in the online system is 3 November 2023 (applications can be submitted until midnight of the deadline day).

Contact person: Bc. Romana Hogenová (line 1164, romana.hogenova@natur.cuni.cz)

Other deadlines:
Periodic reports of ongoing projects: 19 January 2024
Final reports: 5 April 2024

Applications are to be created and submitted electronically via the online system:
https://is.cuni.cz/webapps/?lang=cs

In case of technical problems with the online GA UK system, contact the helpdesk (“Poradna”) – they usually reply by the next day.
ATTENTION – If the online system is open, it closes automatically after 2 hours of your inactivity and the unsaved texts are lost!!!

CONDITIONS:
Only the students in the standard study period can submit the project proposals. The online system checks whether the student has not exceeded the standard study period at the time of submitting the proposal.

Project duration: 1 – 3 years (it is up to the applicant to set the project length within this limits).

Eligible applicants: only students of the Charles University enrolled in a doctoral study programme or a masters study programme. Students who have their studies currently interrupted are not eligible to apply. (Details are given in the “Grant Rules”).

Applicants who are doctoral students – either in full-time or combined form of study – can ask for scholarships within the cost category “Financial requirements”.

If the main applicant is a doctoral student, his/her supervisor must be member of the proposed project team. If the main applicant is not a doctoral student, a member of academic staff of the faculty (usually the supervisor of the diploma thesis) must be member of the project team. Salary for the supervisor (or the member of academic staff included in the project team) can be planned as part of the project budget, within the financial limits set by the programme rules.

One student can be the principal researcher of only one GA UK project at any time and can participate as a team member in maximally two GA UK projects.

Therefore, if you are principal researcher of an ongoing GA UK project (that is to continue in 2019), you cannot apply (as the main applicant) for another GA UK project. You can only participate as a team member in up to two other GA UK projects.

For an external supervisor (not employed by the Charles University), plan always the form of honorarium “Work Assignment Agreement” (“Dohoda o provedení práce”, DPP; or “Dohoda o pracovní činnosti”, DPČ). Honorarium for supervisor, who is an employee of the Charles University, must be planned in the form of salary. The same applies for other team members who are not students (honorarium as salary for Faculty employees and work assignment agreement for external).

The maximal grant size for one project is up to CZK 300,000 per year.

Project budget is always planned for one calendar year. Request for budget for the following years is always included within the respective periodic report.

Budget categories:

• Social and health insurance is planned as part of the honorarium. (Take into account that in case of salary, the costs of obligatory contributions for social and health security, 35.8% of the gross salary, must be planned in the budget.)
• Other non-investment costs (consumables, conference fees etc.)
• Travel costs (Only for the principal researcher and team members, who are students. Travel costs of supervisor or academic staff team members can be covered only in exceptional cases and it must be justified in the application.)
• Indirect costs (15% of direct costs, calculated automatically by the system)
• Personnel costs (salaries) and scholarships 
• determination of at least 75% of the share of funds for scholarships in the total personnel costs - the application controls this ratio

Justification for the respective parts of the budget must be given within the “Structure of financial requirements”.
For the travel costs, details about the planned participation at scientific conferences must be provided (time and place, at least approximately).

When the application is filled in, click the dedicated button to have the application automatically checked by the system. The system will indicate, what information is missing, if any. If the system replies that the application can be submitted, you can “submit” it. The application must be submitted before the internal deadline.

After this submission, you cannot modify the application any more. If necessary, the application can be returned to you for modification before the deadline by the Project Management Department (romana.hogenova@natur.cuni.cz).

Please, check your e-mail regularly after the internal deadline (include your real e-mail address in the application or possibly also your mobile phone number in the CV). If the application is returned to you by the Project Management Department to be corrected, you will receive a notifying e-mail including the reason for which the application was returned. If you login into the submission system and can modify the application, it means the application was returned to you to be corrected. Correct the application as soon as possible according to the instructions by Mrs. Hogenová.

IMPORTANT:

- One student can, in a particular deadline, submit at most one application as the main applicant. One student can be team member in more than one application, but altogether maximally in three projects.

- In the CV, the main applicant (student) must mention especially: a) participation in university scientific competitions; b) presentation of his/her research results at scientific conferences or in scientific publications, if applicable; c) participation in other research projects.

- New application or a periodic report (request for continuation of a project) can be submitted only by a student enrolled at the Charles University in a doctoral study programme or a masters study programme.

- The number of doctoral or master students in the project team must be at least equal to the number of other members of the team.

- If the main applicant is an undergraduate student, then the grant agreement is to be signed by the academic staff member (supervisor), who will be responsible for the financial management of the project. The main applicant (student) countersigns.

- Scholarships for bachelor students cannot be planned within the project.

- Supervisor of the main applicant must be member of the project team. If a master student is the main applicant, the supervisor can be a doctoral student if he/she is employed by the Faculty of Science as an academic staff member (this does not apply to the case when the main applicant is a doctoral student).

- The supervisor (he/she can be from a different department than the main applicant) is added to the application using his/her Personal Number. If he/she cannot be found in the database (i.e. he/she doesn’t have a Personal Number), he/she must be added into the CAS system (https://cas.cuni.cz) as an external collaborator. To learn the Personal Number, contact the department of the Faculty of Science, to which the student (main applicant) belongs.

- Compulsory attachments of the application are brief CV of the main applicant and brief CV of the supervisor including list of up to ten major publications in last 5 years. Total number of citations and h-index according to WoS must be also included in the CV of the supervisor in the fields of natural sciences and medicine; in case of humanities and social sciences, total number of citations can be taken from other databases, e.g. SCOPUS or ERIH.

- We emphasise that the students (main applicants) must fill in the application very carefully. They have to realise that the opponents and rapporteur evaluate the applications solely based on the information given in the application.

- Ineligible costs: software that can be provided by the faculty, postage, telephone bills, remuneration or presents for respondents (respondents cannot be payed via a work assignment agreement, because they would have to be listed as members of the project team according to the rules of the Ministry of Education, Youth and Sports)

GA UK does not fund website creation, organisation of concerts, exhibitions, conferences or symposia.

- Individual items in the breakdown of the allocated funds can be changed without a request, provided that the amount changed in a given indicator is no more than CZK 20 000 (this does not apply to transfers to personnel costs - there the limit is CZK 10 000).

- Ineligible costs: funding of courses and trainings is no longer eligible (previously it was possible with proof of active participation); and tuition fees

- Non-investment costs cannot include costs for hardware above CZK 80,000 nor software above CZK 80,000 (this applies even if the cost is divided into several items including e.g. transport, bank charges etc. connected with the particular purchase). Hardware and software can be included in project budget only in well justified cases and in reasonable amounts (ideally ca. around CZK 20,000 and according to actual needs of the particular research project – this applies also to computer programmes).

- The application can be created in Czech or in English (texts can be written in Czech, in English or in Slovak). The selection of the language must be applied consistently and the entire application must be written only in one language (i.e. the application cannot be written in English using the Czech application form, it is also not allowed to have parts of the application in Czech (Slovak) and other parts in English).

- In case of interdisciplinary projects, the applicant can newly select a secondary departmental board section. This does give the proposal any advantage, but the rapporteur ensures that the project is evaluated by opponents from both departmental boards.

- When submitting the application, the applicant confirms that he/she notes that an accepted scientific publication is a compulsory precondition of successful completion of the project. The publication must contain dedication and affiliation to the GA UK project in which the publication is declared as an output. Without the affiliation and dedication, the output cannot be regarded as a result of the project (see the Grant Agreement and the Principles of Activities of the GA UK). The publication (or confirmation of its acceptance) must be attached to the final report of the project.

ATTENTION! NOT JUST AFFILIATION, BUT ALSO DEDICATION IS REQUIRED !!!

- Any output can contain acknowledgement of support of more than one grant. However, two different GA UK projects should not have a single and joined publication output. The principal researcher doesn’t have to be the first author of the publication.

Bc. Romana Hogenová
Project Management Department
romana.hogenova@natur.cuni.cz
tel.: 221951164