E-mail | SIS | Moodle | Helpdesk | Knihovny | cuni.cz | CIS Více

česky | english Přihlášení



Pracovní stáže

 

Informace pro zaměstnance PřF UK vyjíždějící na pracovní stáž (školení) v rámci programu ERASMUS+

Aktualizace: 9. 12. 2019

 

Podrobné informace pro vyjíždějící zaměstnance na stránce RUK

  1. Kvalifikační podmínky proškolení v rámci programu Erasmus
  2. Povinnosti před výjezdem
  3. Získání finanční podpory Erasmus
  4. Výše finanční podpory
  5. Pojištění
  6. Povinnosti po návratu a závěrečné vyúčtování

 


 

1. Kvalifikační podmínky pro pracovní stáže
v rámci programu Erasmus+

Podle Kvalifikačních podmínek programu Erasmus+ se (1) může pracovní stáže účastnit každý zaměstnanec PřF UK, který má na fakultě pracovní poměr (pracovní smlouva, případně DPČ/DPP), (2) partnerská instituce je držitelem Charles University Charter (3) a se zahraničním pracovištěm je uzavřena platná Interinstitucionální dohoda zahrnující tento typ mobility (aktuální bilaterální dohody jsou uvedeny zde). Pozor, neobsahuje-li smlouva typ mobility školení zaměstnanců – Staff Training , je nezbytné na tento typ aktivity uzavřít Addendum ke smlouvě – vzorový formulář zde.

Účelem pobytu na školení je získání nových vědomostí a dovedností a výměna zkušeností během praktického školení, studijní návštěvy, stínování nebo jiných forem školení v souladu s pracovním programem stáže. Jazyková školení zaměstnanců, účast na seminářích, workshopech a konferencích mohou tvořit max. polovinu z  celkového počtu všech školení vysílající instituce.

Školení musí probíhat v jednom projektovém období (od 1. 6. jednoho roku do 30. 9. následujícího roku). Pro akademický rok 2019/2020 je tedy projektové období od 1. 6. 2019 až do 30. 9. 2020. Doporučená délka školení je 5 dní, minimální délka jsou dva po sobě jdoucí dny (mimo dní cestovních), maximální délka pobytu pak činí dva měsíce (60 dní).

Školení se mohou účastnit akademičtí i neakademičtí pracovníci UK.

Pobyt na konferenci není možné brát jako výjezd na školení.

 

2. Povinnosti před výjezdem

Před výjezdem je nutné v dostatečném předstihu zajistit tyto tři dokumenty:
1) Mobility Agreement – Staff Mobility For Training
2) Cestovní příkaz (elektronicky prostřednictvím CIS)
3) Účastnickou smlouvu (viz bod č. 3)

Mobility Agreement (MA)

Prvním krokem je sestavení tzv. pracovního programu, který je schválen vysílající i přijímající institucí. Formulář dokumentu Mobility Agreement – Staff Mobility for Training ke stažení zde.

Termíny uváděné v Mobility Agreementu odpovídají dnům, kdy je na zahraniční univerzitě uskutečňována pracovní stáž (školení). V kolonce Planned period of the teaching activity: from [day/month/year] till [day/month/year]  musí být uveden první a poslední den, kdy je zaměstnanec fyzicky přítomen na daném pracovišti a vykonává zde plánovanou aktivitu v rámci programu ERASMUS+. Z těchto termínů je následně vypočten a do kolonky Duration (days) – excluding travel days:  vypočten celkový počet pracovních dní, kdy bude zaměstnanec z pohledu ERASMUS+ na daném pracovišti aktivní. Neuvádí se zde dny potřebné na cestu z PřF UK na zahraniční pracoviště a zpět!

Na uvedené pracovní dny lze získat finanční podporu, která je vyplácena jako jednotný příspěvek na ubytování, stravu, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky. Podporu nelze získat  na dny pracovního klidu (soboty, neděle a státní svátky), pokud není pracovní činnost jednoznačně odůvodněna pokud není pracovní činnost jednoznačně odůvodněna i v těchto nepracovních dnech v Mobility Agreementu před výjezdem a potvrzena v závěrečném Confirmation of Erasmus Teaching Mobility (viz bod č. 6). V odůvodněných případech (např. cestu nelze realizovat v den prvního pracovního dne z důvodu dostupnosti destinace) lze získat podporu i na den předcházející a následující po pracovních dnech v zahraničí, kdy se předpokládá cesta do a z cílové destinace.

Zaměstnanec dále vyplní všechny požadované informace v tomto dokumentu a zjistí příslušné podpisy (v pořadí: zahraniční pracoviště – zaměstnanec – vysílající instituce). Za vysílající instituci tento dokument schvaluje výhradně fakultní koordinátor programu Erasmus+.  Tomu je možné tento dokument poslat k posouzení všech náležitostí a konzultaci ještě před odesláním do zahraničí.

Cestovní příkaz (CP)

Na základě podepsaného Mobility Agreementu vypočte fakultní koordinátor částky (viz bod č. 3) a zašle je vysílajícímu pracovníkovi, který vytvoří v centrálním informačním systému (CIS) dle platných předpisů odpovídající cestovní příkaz (jeho součástí je návrh na vyslání). Ten je nejprve potvrzen vedoucím pracoviště (katedry / ústavu), čímž potvrzuje vhodnost kandidáta k realizaci pracovní stáže (školení) v rámci programu Erasmus+. Tímto krokem se nahrazuje výběrové řízení na zaměstnanecké mobility v rámci programu Erasmus+, které musí být ve fakultní kanceláři Erasmus archivováno a musí být k dispozici na vyžádání v případě auditů či monitorovacích návštěv. Fakultní koordinátor následně elektronicky potvrdí uvedené částky.

Pro založení cestovního příkazu v rámci výjezdu Erasmus+ lze postupovat následovně:

  • po přihlášení do CIS – kliknout na „Cestovní příkazy“ – „Nový“ – „Zahraniční CP“.
  • Na záložce „Hlavička“ se vyplní základní informace.
  • U položky „Místa jednání – cílová i tranzitní“ stačí vypsat cestu tam a zpět. Není nutné zadávat konkrétní dny.
  • Dále „Druh pobytu“ – Stáž – „Program“ – Erasmus.
  • Na záložce „Před cestou“ se vyplní pouze tři části:
    1. „Další předpokládané výdaje“: Měna EUR, Částka, Typ výdaje – vedlejší, Typ platby – hotovostně (záloha).
    2. „Požadavek na zálohy“ – částka a měna, *)
    3. „Finanční zdroje před cestou“ – Nákladové středisko – 8500 Celofakultní výdaje, Zakázka – 990508 Erasmus (pozor na záměnu s 990505 Erasmus!), Příkazce – RNDr. Jakub Hraníček, Ph.D.
  • Dále stačí uložit záznam a předat ke schválení.

*) Upozornění: Zaměstnanec si musí sám v návrhu CP zadat, v jaké výši a jaké měně zálohu žádá. Zalohu je možné vyplatit v hotovosti v pokladně (a to jak ve valutách, tak v CZK) nebo zaslat na bankovní účet (zasílá se ekvivalent v CZK, valuty nelze na účet vyplatit). Pokud zaměstnanec uvede částku ve valutách s poznámkou o vyplacení na účet, bude záloha automaticky pořízena ve valutách s vyzvednutím na pokladně.

 

3. Získání finanční podpory Erasmus

Na základě schváleného Mobility Agreementu oběma stranami a schváleného Cestovního příkazu vedoucím pracoviště vyjíždějícího zaměstnance naplňuje žadatel požadavky fakultního kola výběrového řízení na přidělení finanční podpory na školení.

Účastnická smlouva (ÚS)

Fakultní koordinátor následně připraví v součinnosti s vyjíždějícím pracovníkem Účastnickou smlouvu (ke stažení zde), jejíž součástí je rovněž Příloha III  – Všeobecné podmínky (ke stažení zde). Zaměstnanec do Účastnické smlouvy doplní své osobní údaje, cílovou instituci (kódy partnerských univerzit je možno vyhledat zde, odpovídá kódu uvedenému v interinstitucionální dohodě), termíny výjezdu (pozor, počet pracovních dní musí odpovídat počtu pracovních dní uváděných v Mobility Agreementu!) a formu možného předání finanční zálohy. V případě převodu podpory na bankovní účet musí být údaje o účtu uvedeny v Účastnické smlouvě či jinak zaměstnancem potvrzeny. Je‐li majitelem účtu jiná osoba, musí být také jméno majitele účtu s adresou uvedeno v Účastnické smlouvě nebo jinak zaměstnancem písemně potvrzeno.

Takto předvyplněná účastnická smlouva je ve dvou vyhotoveních s podpisem vysílaného zaměstnance zaslána fakultnímu koordinátorovi, který dále doplní výši finanční podpory, opatří dokument evidenčním číslem a potvrdí jej. Tato dohoda je uzavřena na fakultní úrovni mezi vyslaným zaměstnancem (oprávněným příjemcem) a děkanem fakulty (vysílající instituce). Její kopie (nebo druhý originál) je z fakulty zasílána do Evropské kanceláře na RUK.

Fakultní koordinátor odevzdává dokument Mobility AgreementÚčastnickou smlouvu (2 originály) ke zpracování na Oddělení podpory vědy.

 

4. Výše finanční podpory

Finanční podpora v rámci programu ERASMUS+ zahrnuje dvě části – Pobytové náklady a Cestovní náklady.

Pobytové náklady

Výše finanční podpory je na pracovní stáže stanovována NAEP a je diferencována podle cílových zemí a délky pobytu – tabulka maximálních možných podpor do jednotlivých států pro akademický rok 2019–20, stanovena Domem zahraniční spolupráce,  je uvedena zde.

Jedná se o maximální podporu do jednotlivých zemí a následně stanoví odlišné částky na pracovní den pobytu v zahraničí. Tato finanční podpora je vyplácena jako jednotný příspěvek na ubytování, stravu, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky.

Cestovní náklady

Každý zaměstnanec má též nárok na proplacení cestovného v maximální výši vypočtené podle EU – distance calculatoru (částka odpovídá oběma cestám):
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
.

Jako výchozí bod se zadává místo pracoviště (Praha, Plzeň, Hradec Králové) a sazba platí na obě cesty (tam / zpět). Dle zjištěné vzdálenosti jsou částky v akademickém roce 2019-2020 diferencovány následovně:

délka cesty    10  až   99  km      20 EUR na účastníka
délka cesty   100  až  499  km    180 EUR na účastníka
délka cesty   500  až 1999 km    275 EUR na účastníka
délka cesty  2000 až 2999 km    360 EUR na účastníka
délka cesty  3000 až 3999 km    530 EUR na účastníka
délka cesty  4000 až 7999 km       820 EUR na účastníka  
délka cesty  8000  a více  km  1100 EUR na účastníka

Výše finanční podpory na cestovní náklady poskytnuté z prostředků programu Erasmus se řídí vnitřními pravidly vysílající instituce, finanční podpora může pokrýt skutečně vynaložené náklady v plné nebo pouze částečné výši. Cestovní náklady zahrnují všechny náklady a všechny dopravní prostředky využité při cestě z domácího pracoviště na pracoviště partnerské a zpět a mohou zahrnovat poplatky za víza. Nezahrnují poplatky za místní MHD, která byla použita v rámci pracovní stáže.

 

5. Pojištění

Zaměstnanci PřF UK mohou využít pojištění, které je sjednáno fakultou pro všechny studenty a zaměstnance pro cesty do zahraničí. Detailní informace k tomuto pojištění naleznete zde

 

6. Povinnosti po návratu a závěrečné vyúčtování

Po ukončení cesty je účastník povinen do 10 kalendářních dnů (a) provést vyúčtování pracovní cesty a (b) v souladu s Účastnickou smlouvou o poskytnutí grantových prostředků předložit Potvrzení o délce školeníZávěrečnou zprávu.

Závěrečné vyúčtování zahraniční cesty

Pracovní cesta se vyúčtovává jako běžná zahraniční cesta – elektronicky v CIS dle platných předpisů. Vyúčtování zahraniční cesty na PřF UK provádí paní Hana Bejčková – tel. 22195 1147, Email: hana.bejckova@natur.cuni.cz . Je nezbytné předložit všechny podklady pro vyúčtování (originály letenek, jízdenky, doklady o ubytování apod.)

Potvrzení o délce školení

–  dokument Confirmation of Erasmus Staff Training –  ke stažení zde
Formulář musí obsahovat jméno účastníka, datum zahájení a ukončení školení (v souladu s termíny uváděnými ve Mobility Agreementu!), náplň školení, případně rozpis dní školení, pokud probíhalo i v sobotu, neděli, během státních svátků nebo dnů cesty (viz bod č. 2)
– dokument musí být potvrzen na přijímající instituci

2 závěrečné zprávy

a)  závěrečná zpráva programu Erasmus+ ke stažení zde
b)  centrální zpráva – vyplňuje se online, vyučujícímu budou údaje zaslány z RUK

Celou složku (obsahující zpracované vyúčtování, potvrzení o délce stáže a závěrečnou zprávu) je následně nutno doručit přímo paní Bejčkové. Další kroky (vyúčtování, kontrola fakultní kanceláří Erasmus, fakturace, postoupení všech dokumentu RUK) již provádí administrativní oddělení fakulty. Na RUK tedy není třeba nic samostatně zasílat !!!

Poslední faktury budou refundovány nejpozději ze dne 1. 8., ve výjimečných případech nejpozději ze dne 30. 9.. Po tomto termínu již faktury nebudou zahrnuty do vyúčtování uplynulého akademického roku (projektového období).

 

 

Akce dokumentů