Podle Kvalifikačních podmínek programu Erasmus+ se (1) může výukového pobytu účastnit každý zaměstnanec PřF UK, který má na fakultě pracovní poměr zahrnující pedagogickou aktivitu (pracovní smlouva, případně DPČ/DPP), (2) partnerská instituce je držitelem Charles University Charter a (3) se zahraničním pracovištěm je uzavřena Interinstitucionální dohoda zahrnující tento typ mobility (aktuální interinstitucionální smlouvy jsou uvedeny zde).

Výukové pobyty musí probíhat v jednom projektovém období (od 1. 6. jednoho roku do 30. 9. následujícího roku). Pro akademický rok 2019/2020 je projektové období od 1. 6. 2019 až do 30. 9. 2020. Délka pobytu nesmí být kratší než 2 po sobě jdoucí pracovní dny, celková délka výukového pobytu nesmí překročit 2 měsíce. Doporučená délka pobytu je 5 pracovních dní.

Minimální počet vyučovaných hodin týdně je 8 (týdnem se rozumí 2 až 5 pracovních dní). Minimální počet výukových hodin pro mobility přesahující jeden týden je pro dny navíc vypočítán následovně:
8 hod. / 5 dní, další dny: počet dní × 1,6.

Před výjezdem je nutné v dostatečném předstihu zajistit tyto tři dokumenty:
1) Mobility Agreement – Staff Mobility For Teaching
2) Cestovní příkaz (elektronicky prostřednictvím CIS)
3) Účastnickou smlouvu (viz bod č. 3)

Mobility Agreement (MA)

Prvním krokem je sestavení tzv. výukového programu, který je schválen vysílající i přijímající institucí.

Formulář dokumentu Mobility Agreement – Staff Mobility for Teaching ke stažení zde.

Termíny uváděné v Mobility Agreementu odpovídají dnům, kdy je na zahraniční univerzitě prováděna výuka (přednáška, vedení semináře, jednání apod.). V kolonce Planned period of the teaching activity: from [day/month/year] till [day/month/year]  musí být uveden první a poslední den, kdy je zaměstnanec fyzicky přítomen na daném pracovišti a vykonává zde plánovanou aktivitu v rámci programu ERASMUS+. Z těchto termínů je následně vypočten a do kolonky Duration (days) – excluding travel days:  vypočten celkový počet pracovních dní, kdy bude zaměstnanec z pohledu ERASMUS+ na daném pracovišti aktivní. Neuvádí se zde dny potřebné na cestu z PřF UK na zahraniční pracoviště a zpět!

Na uvedené pracovní dny lze získat finanční podporu, která je vyplácena jako jednotný příspěvek na ubytování, stravu, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky. Podporu nelze získat  na dny, kdy je vykonávána příprava na přednášku/seminář a na dny pracovního klidu (soboty, neděle a státní svátky), pokud není pracovní činnost jednoznačně odůvodněna i v těchto nepracovních dnech v Mobility Agreementu před výjezdem a potvrzena v závěrečném Confirmation of Erasmus Teaching Mobility (viz bod č. 6). V odůvodněných případech (např. cestu nelze realizovat v den prvního pracovního dne z důvodu dostupnosti destinace) lze získat podporu i na den předcházející a následující po pracovních dnech v zahraničí, kdy se předpokládá cesta do a z cílové destinace.

Zaměstnanec dále vyplní všechny požadované informace v tomto dokumentu a zjistí příslušné podpisy (v pořadí: zahraniční pracoviště – zaměstnanec – vysílající instituce). Za vysílající instituci tento dokument schvaluje výhradně fakultní koordinátor programu Erasmus+.  Tomu je možné tento dokument poslat k posouzení všech náležitostí a konzultaci ještě před odesláním do zahraničí.

Cestovní příkaz (CP)

Na základě podepsaného Mobility Agreementu vypočte fakultní koordinátor částky (viz bod č. 3) a zašle je vysílajícímu pracovníkovi, který vytvoří v centrálním informačním systému (CIS) dle platných předpisů odpovídající cestovní příkaz (jeho součástí je návrh na vyslání). Ten je nejprve potvrzen vedoucím pracoviště (katedry / ústavu), čímž potvrzuje vhodnost kandidáta k realizaci výukového pobytu v rámci programu Erasmus+. Tímto krokem se nahrazuje výběrové řízení na zaměstnanecké mobility v rámci programu Erasmus+, které musí být ve fakultní kanceláři Erasmus archivováno a musí být k dispozici na vyžádání v případě auditů či monitorovacích návštěv. Fakultní koordinátor následně elektronicky potvrdí uvedené částky.

Na základě schváleného Mobility Agreementu oběma stranami a schváleného Cestovního příkazu vedoucím pracoviště vyjíždějícího pedagoga naplňuje žadatel požadavky fakultního kola výběrového řízení na přidělení finanční podpory na výukový pobyt.

Účastnická smlouva (ÚS)

Fakultní koordinátor následně připraví v součinnosti s vyjíždějícím pedagogem Účastnickou smlouvu (ke stažení zde) , jejíž součástí je rovněž Příloha III  – Všeobecné podmínky (ke stažení zde).

Vyučující do Účastnické smlouvy doplní své osobní údaje, cílovou instituci (kódy partnerských univerzit je možno vyhledat zde, odpovídá kódu uvedenému v Inter-institucionální dohodě), termíny výjezdu (pozor, počet pracovních dní musí odpovídat počtu pracovních dní uváděných v Mobility Agreementu, celková doba výjezdu musí odpovídat údajům v cestovním příkazu) a formu možného předání finanční zálohy. V případě převodu podpory na bankovní účet musí být údaje o účtu uvedeny v Účastnické smlouvě či jinak zaměstnancem potvrzeny. Je‐li majitelem účtu jiná osoba, musí být také jméno majitele účtu s adresou uvedeno v Účastnické smlouvě nebo jinak zaměstnancem písemně potvrzeno.

Takto předvyplněná účastnická smlouva je ve dvou vyhotoveních s podpisem vysílaného zaměstnance zaslána fakultnímu koordinátorovi, který dále doplní výši finanční podpory, opatří dokument evidenčním číslem a potvrdí jej. Tato dohoda je uzavřena na fakultní úrovni mezi vyslaným zaměstnancem (oprávněným příjemcem) a děkanem fakulty (vysílající instituce). Její kopie je z fakulty zaslána do Evropské kanceláře na RUK.

Fakultní koordinátor odevzdává dokument Mobility Agreement a Účastnickou smlouvu (2 originály) ke zpracování na Oddělení podpory vědy.

Finanční podpora v rámci programu ERASMUS+ zahrnuje dvě části – Pobytové náklady a Cestovní náklady.

Pobytové náklady

Výše finanční podpory je na výukové pobyty stanovována NAEP a je diferencována podle cílových zemí a délky pobytu – tabulka maximálních možných podpor do jednotlivých států pro akademický rok 2019–20, stanovena Domem zahraniční spolupráce,  je uvedena zde.

Jedná se o maximální podporu do jednotlivých zemí a následně stanoví odlišné částky na pracovní den pobytu v zahraničí. Tato finanční podpora je vyplácena jako jednotný příspěvek na ubytování, stravu, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky.

Cestovní náklady

Každý zaměstnanec má též nárok na proplacení cestovného v maximální výši vypočtené podle EU – distance calculatoru (částka odpovídá oběma cestám):
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm.

Jako výchozí bod se zadává místo pracoviště (Praha, Plzeň, Hradec Králové) a sazba platí na obě cesty (tam / zpět). Dle zjištěné vzdálenosti jsou částky v akademickém roce 2019-2020 diferencovány následovně:

Výše finanční podpory na cestovní náklady poskytnuté z prostředků programu Erasmus se řídí vnitřními pravidly vysílající instituce, finanční podpora může pokrýt skutečně vynaložené náklady v plné nebo pouze částečné výši. Cestovní náklady zahrnují všechny náklady a všechny dopravní prostředky využité při cestě z domácího pracoviště na pracoviště partnerské a zpět a mohou zahrnovat poplatky za víza. Nezahrnují poplatky za místní MHD, která byla použita v rámci výukového pobytu.

Celou složku (obsahující zpracované vyúčtování, potvrzení o délce výuky a závěrečnou zprávu) je následně nutno doručit přímo paní Bejčkové. Další kroky (vyúčtování, kontrola fakultní kanceláří Erasmus, fakturace, postoupení všech dokumentu RUK) již provádí administrativní oddělení fakulty. Na RUK tedy není třeba nic samostatně zasílat !!!

Poslední faktury budou refundovány nejpozději ze dne 1. 8., ve výjimečných případech nejpozději ze dne 30. 9.. Po tomto termínu již faktury nebudou zahrnuty do vyúčtování uplynulého akademického roku (projektového období).