Opatření děkana č. 35/2021 k působnosti tajemníka fakulty a organizačnímu řádu děkanátu

Univerzita Karlova

Přírodovědecká fakulta

Albertov 6

128 00 Praha 2

Opatření děkana č. 35/2021

k působnosti tajemníka fakulty a organizačnímu řádu děkanátu

Čl. 1

Úvodní ustanovení

1. Toto opatření se vydává k naplnění § 32 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách (dále jen „zákon o vysokých školách“), a čl. 8 odst. 2 a čl. 16 odst. 1 a 4 statutu Univerzity Karlovy, Přírodovědecké fakulty (dále jen „fakulta“).
2. Toto opatření upravuje působnost tajemníka fakulty a organizační řád děkanátu.

Čl. 2

Působnost tajemníka

1. Základní působnost tajemníka fakulty (dále jen „tajemník“) je upravena v zákoně o vysokých školách, statutu Univerzity Karlovy a ve statutu fakulty.
2. Tajemník řídí hospodaření a vnitřní správu fakulty v rozsahu agend děkanátu.
3. Tajemník je oprávněn v záležitostech náležejících do agend děkanátu jednat za fakultu ve vztahu k:
   1. orgánům fakulty,
   2. orgánům Univerzity Karlovy (dále jen „univerzita“),
   3. součástem univerzity,
   4. organizačním útvarům rektorátu univerzity,
   5. orgánům státní moci.
4. Tajemník je oprávněn za fakultu uzavírat dohody podle zákoníku práce mimo pracovní poměr.
5. Tajemník řídí děkanát a sekretariát děkana a tajemníka.
6. Tajemník je oprávněn děkanovi navrhovat:
   1. zřízení, zrušení nebo změnu agend oddělení děkanátu,
   2. uzavření, změny a zrušení pracovních poměrů zaměstnanců děkanátu a sekretariátu.
7. Tajemník úzce spolupracuje se sekčními proděkany při řešení ekonomických záležitostí příslušné sekce.
8. Tajemník plní další úkoly uložené děkanem.
9. Tajemník za výkon své funkce odpovídá děkanovi.

Čl. 3

Pracoviště děkanátu

1. Děkanát se člení na odbory a odbory se mohou členit na oddělení. Seznam pracovišť je uveden v příloze č. 1 tohoto opatření.
2. Působnost odborů a oddělení (pracoviště) děkanátu je stanovena specifikací jejich agend, které mají v gesci. Agendy jsou uvedeny v příloze č. 1 tohoto opatření.
3. Jednotlivá pracoviště děkanátu zajišťují a plní úkoly vyplývající z tohoto opatření děkana, právních předpisů, vnitřních předpisů a řídících norem univerzity a fakulty. Pracoviště děkanátu jsou povinna vzájemně spolupracovat a navzájem si poskytovat informace a podklady potřebné k plnění úkolů.
4. Za tímto účelem pracoviště děkanátu zejména:

1. shromažďují a zpracovávají podklady pro řádný chod fakulty,
2. připravují návrhy rozhodnutí a podklady pro akademické orgány fakulty,
3. udržují pracovní kontakt s příslušnými pracovníky rektorátu univerzity,
4. vyvíjejí koordinační, informační, evidenční, konzultační a metodickou činnost dle své specializace,
5. v rozsahu své agendy vyřizují záležitosti studentů a zaměstnanců fakulty a podávají nezbytné aktuální, úplné a správné informace,
6. spravují finanční prostředky získané pro činnost fakulty a hospodaří s nimi v souladu s platnými právními a řídícími normami a vnitřními předpisy univerzity a fakulty a podle rozhodnutí samosprávných orgánů a tajemníka fakulty,
7. pečují o majetek univerzity spravovaný fakultou,
8. vedou dokumentaci vyžadovanou právními a vnitřními předpisy a dotačními podmínkami, zpracovávají a vyhodnocují údaje v oblasti své působnosti, zajišťují statistické sledování a výkaznictví za fakultu,
9. projednávají fakultní záležitosti s orgány státní moci a dotčenými institucemi
10. pro zabezpečení činnosti fakulty navrhují a zpracovávají vnitřní předpisy a řídící normy v souladu s obecně závaznými předpisy a vnitřními předpisy a řídícími normami univerzity a fakulty,
11. připravují podklady v rámci své působnosti a periodicky kontrolují a aktualizují údaje na internetové stránce oddělení,
12. plní další úkoly stanovené vedením fakulty.

Čl. 4

Vedoucí pracovišť děkanátu

1. Odbor a oddělení děkanátu řídí vedoucí.
2. Některá pracoviště děkanátu jsou metodicky řízena proděkany, a to v rozsahu stanoveném děkanem v písemném jmenování proděkanem.
3. Vedoucí odboru odpovídá:
   1. proděkanovi za plnění agend odboru spadajících pod metodické řízení proděkana,
   2. tajemníkovi za plnění agend odboru nespadajících pod metodické řízení proděkana,
   3. tajemníkovi za pracovněprávní a ekonomické činnosti.
4. Vedoucí oddělení odpovídá:
   1. proděkanovi za plnění agend oddělení spadajících pod metodické řízení proděkana,
   2. vedoucímu odboru za plnění agend oddělení nespadajících pod metodické řízení proděkana,
   3. vedoucímu odboru za pracovněprávní a ekonomické činnosti.
5. Vedoucí odboru a oddělení plní své úkoly při dodržování zásady vzájemné spolupráce s ostatními zaměstnanci fakulty.
6. Povinností vedoucího odboru a oddělení je především:

1. organizovat práci svěřeného pracoviště,
2. řídit a kontrolovat práci podřízených, hodnotit jejich výkonnost a pracovní výsledky,
3. předkládat tajemníkovi návrhy na přijímání zaměstnanců, návrhy na změny pracovních smluv, návrhy na přiznání a úpravu mezd podřízených zaměstnanců včetně návrhů na přiznání odměn těmto zaměstnancům,
4. vytvářet příznivé pracovní podmínky, zajišťovat dodržování zásad BOZP a PO,
5. postupovat při plnění pracovních povinností v souladu s ustanoveními obecně závazných předpisů, vnitřních a dalších předpisů univerzity a fakulty,
6. vytvářet podmínky pro zvyšování odborné úrovně podřízených,
7. plnit úkoly ve stanovených lhůtách,
8. chránit majetek fakulty a univerzity,
9. usilovat o všestranný rozvoj pracoviště,
10. zajistit hospodárné, účelné a efektivní nakládání se svěřenými  peněžními prostředky a se svěřeným majetkem,
11. chránit osobní údaje zpracovávané jím řízeným pracovištěm a přijímat taková opatření, aby osobní údaje byly zpracovávány v souladu se zvláštním zákonem[1].

7. Vedoucí odboru určí svého zástupce pro případ své nepřítomnosti v práci. Pokud se odbor člení na oddělení, musí být zástupcem jeden z vedoucích oddělení.
8. Vedoucí oddělení je povinen v případě své nepřítomnosti trvající déle než jeden den určit svého zástupce a vyrozumět o tom vedoucího odboru.
9. Základní pracovní náplň vedoucího odboru a oddělení je stanovena tímto organizačním řádem. Pracovní náplň ostatních zaměstnanců děkanátu stanoví příslušný vedoucí oddělení po projednání se svým nadřízeným, průběžně ji aktualizují a informují o ní zaměstnanecké oddělení.
10. Vedoucí odboru anebo oddělení je oprávněn jednat za fakultu v rozsahu na základě pověření děkana. Uzavírání objednávek a smluv se řídí samostatnými opatřeními děkana^[2].

Čl. 5

Sekretariát děkana a tajemníka

1. Sekretariát děkana a tajemníka (dále jen „sekretariát“) plní agendy uvedené v příloze č. 1 tohoto opatření.
2. Sekretariát při plnění svých agend postupuje podle čl. 3 odst. 4 tohoto opatření.
3. Sekretariát odpovídá za to, že dokumenty předkládané k podpisu děkana nebo tajemníka jsou ve znění, které bylo schváleno v rámci stanoveného schvalovacího procesu.

Čl. 6

Závěrečná ustanovení

1. Tímto opatřením se ruší opatření děkana č. 2/2021 s názvem Organizační řád děkanátu Univerzity Karlovy, Přírodovědecké fakulty.
2. Osobou odpovědnou za realizaci tohoto opatření a kontrolu jeho dodržování stanovuji tajemníka fakulty.
3. Toto opatření děkana nabývá platnosti dnem jeho vydání a účinnosti 1. 1. 2022.

V Praze dne 20. 12. 2021         

[1] Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

[2] Ke dni vydání tohoto opatření se jedná o opatření děkana č. 27/2017 k oběhu, uzavírání a archivaci smluv a objednávek